Constituer un dossier de preuve
Le jour où un voyageur dégrade votre logement, ce qui fait la différence, c'est la preuve que vous pouvez apporter. Le dossier de preuve réunit, en un seul PDF, l'état des lieux d'entrée signé et une annexe technique, prêt à être transmis à la plateforme. Voici comment le constituer.
Qu'est-ce que le dossier de preuve ?
C'est un document PDF unique qui réunit l'état des lieux d'entrée signé par le voyageur (l'état du logement à son arrivée, pièce par pièce, avec ses photos et sa signature horodatée) et une annexe d'intégrité et de traçabilité (journal de signature, journal d'envoi de la copie au voyageur, et empreinte numérique du document). Vous pouvez aussi y joindre vos photos de sortie constatant les dégâts. En savoir plus sur l'intégrité d'un état des lieux.
Quand l'utiliser ?
Quand un voyageur a causé un dégât et que vous devez le faire valoir, typiquement pour une demande de dédommagement auprès de la plateforme de réservation (Airbnb, Booking, Abritel). Le dossier rassemble, dans un seul fichier, ce qui montre l'état d'arrivée (donc que le dégât est nouveau) et les éléments qui en attestent l'intégrité.
Comment le constituer, étape par étape ?
Depuis votre tableau de bord ou la liste de vos états des lieux, cliquez sur « Dossier de preuve » en face de l'état des lieux concerné. Sur la page qui s'ouvre :
- Ajoutez vos photos de sortie constatant les dégâts (jusqu'à 20). Lorsque la date de prise de vue et la localisation figurent dans les métadonnées de la photo, elles s'affichent automatiquement sous chaque vignette.
- Téléchargez votre dossier avec le bouton « Télécharger le dossier de preuve (PDF) ». Vous obtenez le PDF complet, prêt à transmettre à la plateforme.
Les photos de sortie ne sont pas obligatoires : vous pouvez télécharger le dossier sans elles. Mais pour une demande de dédommagement, le couple « état d'entrée signé + photos du dégât » est ce qui emporte le plus souvent la décision.
Que contient le PDF, et pourquoi c'est solide ?
Le PDF est régénéré à la demande depuis votre espace, ce qui garantit qu'il reflète fidèlement l'état des lieux signé. Son annexe comprend :
- le journal de signature (date et heure précises) ;
- le journal d'envoi de la copie au voyageur ;
- l'empreinte numérique (SHA-256) du document, qui permet de vérifier qu'il n'a pas été modifié.
Un tiers (gestionnaire de litige, assureur, avocat) peut vérifier l'intégrité du document de façon indépendante, sans avoir de compte, via la page de vérification dont le lien figure dans le dossier. C'est ce qui distingue un état des lieux signé d'une simple série de photos : il constitue un élément de preuve recevable que le voyageur a lui-même reconnu. À lire : le constat PDF.
Les photos de sortie ont-elles de la valeur ?
Elles documentent l'état au moment du départ. Lorsque la photo contient des métadonnées (EXIF), Mon Check-in en extrait et affiche la date de prise de vue et, le cas échéant, la localisation, sans les modifier. Ces informations sont présentées telles quelles : c'est la plateforme ou le juge qui en apprécie la portée. Combinées à l'état d'entrée signé, elles forment l'avant / après qui rend un dégât imputable au séjour.