Comment faire un état des lieux à distance (arrivée autonome) ?

Vous ne pouvez pas toujours être présent à l'arrivée de vos voyageurs : arrivée tardive, plusieurs check-ins le même jour, logement à plusieurs heures de chez vous. Bonne nouvelle, vous pouvez parfaitement faire un état des lieux d'entrée sans être sur place. Voici comment organiser une arrivée autonome et garder, malgré la distance, une preuve datée de l'état du logement.

Qu'est-ce qu'un état des lieux à distance ?

Une arrivée autonome (ou « self check-in »), c'est quand le voyageur accède au logement seul, sans vous rencontrer : il récupère les clés dans une boîte sécurisée, ouvre une serrure connectée ou compose un code. L'état des lieux à distance, c'est le prolongement logique : le constat d'entrée se fait sans votre présence physique, le voyageur le réalise lui-même à son arrivée. Cela ne change rien à la nature du document : c'est un constat de l'état du logement au début du séjour, simplement réalisé autrement.

Peut-on faire un état des lieux sans être présent ? Est-ce valable ?

Oui. En location saisonnière (meublé de tourisme), la loi n'impose ni l'état des lieux, ni une forme particulière. Ce cadre relève du Code civil et du Code du tourisme, et non de la loi du 6 juillet 1989 qui encadre les résidences principales. L'article 1730 du Code civil évoque l'état des lieux « fait entre le bailleur et le preneur » sans exiger ni présence simultanée, ni double signature. Un état des lieux d'entrée réalisé à distance et signé par le voyageur est donc valable et établit l'état du logement à son arrivée.

Soyons précis sur la portée juridique : un document signé par le seul voyageur n'a pas la force d'un état des lieux contradictoire classique ou d'un constat de commissaire de justice. C'est un élément de preuve recevable, apprécié par le juge au regard des autres pièces du dossier. Sa force est nettement renforcée quand le voyageur valide un état de référence que vous avez préétabli (photos à l'appui) puis le signe : il ne rédige plus un document seul, il produit une reconnaissance écrite de l'état d'entrée. Pour aller plus loin : un état des lieux doit-il être signé par les deux parties ? et est-ce obligatoire en saisonnier ?

Comment organiser l'arrivée autonome du voyageur ?

Avant même l'état des lieux, il faut que le voyageur puisse entrer seul, sans accroc. Les méthodes d'accès les plus répandues :

• La boîte à clés sécurisée : fixée près de l'entrée, ouverte par un code que vous communiquez au voyageur.
• La serrure connectée : ouverture par code à usage unique ou depuis le téléphone, sans clé physique à gérer.
• Le clavier à code (digicode) : sur la porte ou pour l'accès à l'immeuble, avec un code que vous renouvelez entre les séjours.

Quel que soit le système, l'essentiel est de transmettre des instructions d'arrivée claires : adresse précise, méthode d'accès, code, étage, accès Wi-Fi. Sur Airbnb, les voyageurs reçoivent ces instructions automatiquement 48 heures avant le début du séjour, pensez donc à les renseigner à l'avance. Sur Booking, vous transmettez de la même façon vos consignes d'arrivée et de self check-in.

Comment réaliser l'état des lieux d'entrée à distance, étape par étape ?

1. Préparez un état de référence en amont : décrivez le logement pièce par pièce et ajoutez des photos de référence. C'est la base de comparaison qui vous protégera.
2. Le voyageur fait le tour à l'arrivée : depuis son téléphone, il parcourt le logement pièce par pièce et compare avec l'état de référence.
3. Il confirme ou émet des réserves : tout est conforme, il valide ; un détail diffère, il le signale avec une photo. Il relève au passage les compteurs si vous l'avez prévu.
4. Il signe : le constat daté est créé, horodaté, et reçu des deux côtés (vous et le voyageur).

Vous obtenez ainsi, sans vous déplacer, un constat d'entrée daté et signé, prêt le jour où vous en aurez besoin.

Comment garder une preuve solide quand vous n'êtes pas là ?

C'est tout l'enjeu de l'arrivée autonome : sans présence, le risque est de n'avoir aucune trace de l'état d'entrée. Beaucoup d'hôtes prennent des photos eux-mêmes avant le séjour. C'est mieux que rien, mais ces photos restent votre version : le voyageur ne les a ni vues ni validées, et il pourra toujours dire « ce n'était pas comme ça à mon arrivée ».

La parade est un état des lieux d'entrée que le voyageur réalise et signe lui-même. Parce que c'est lui qui a constaté et reconnu l'état du logement, c'est une preuve plus solide et plus difficile à contester qu'un constat fait par vous seul. C'est exactement ce que permet Mon Check-in : le voyageur scanne un QR code placé dans le logement, fait le tour en 5 minutes (état des pièces, photos des réserves, relevé des compteurs, signature), dans sa langue. Vous récupérez un constat daté et signé, disponible des deux côtés, sans avoir été présent. Si vous accueillez parfois en personne, le présentiel reste tout aussi valable : l'arrivée autonome n'enlève rien, elle vous permet simplement de ne renoncer ni à la souplesse d'accueil, ni à la preuve.

Sources

• Code civil, articles 1730 et 1731 (Légifrance)
• DGCCRF (economie.gouv.fr), Location saisonnière : les règles à connaître
• Airbnb, Où trouver les instructions d'arrivée ? (Centre d'aide)

Pour aller plus loin, consultez le centre d'aide Mon Check-in.