Conciergerie : que doit contenir votre mandat de gestion pour vous protéger ?

On pense souvent à se protéger au moment du litige. Mais pour une conciergerie, la première protection se joue bien avant : dans ce que dit, ou ne dit pas, votre mandat de gestion. Un contrat précis délimite ce à quoi vous vous engagez, et vous évite de porter seul une responsabilité qui ne devrait pas être la vôtre. Voici les clauses à ne pas oublier.

Pourquoi le mandat est votre première protection

Quand vous gérez un bien pour autrui, vous êtes tenu d'une obligation de moyens et vous répondez des fautes commises dans votre gestion (Code civil, articles 1991 et 1992). Or l'étendue de cette obligation dépend largement de ce que vous avez contractuellement accepté de faire. Un mandat flou vous expose à des reproches sur des points que vous n'aviez jamais promis de couvrir ; un mandat précis fixe les limites du jeu. À lire : êtes-vous responsable des dégâts causés par un voyageur ?

La clause état des lieux

C'est la plus importante, et la plus souvent absente. Prévoyez noir sur blanc qu'un état des lieux d'entrée est réalisé à chaque arrivée, selon quelle modalité (autonome ou en présentiel), et que le constat est conservé et tenu à la disposition du propriétaire. Vous transformez ainsi une bonne pratique en engagement tenu et prouvé, ce qui vous couvre au titre de votre devoir de diligence. À lire : l'état des lieux d'entrée engage votre responsabilité de conciergerie.

La répartition des responsabilités et des assurances

Précisez ce que vous garantissez et ce qui relève d'ailleurs. En particulier, distinguez votre responsabilité civile professionnelle (vos fautes de gestion) de l'assurance du propriétaire (sa garantie propriétaire non occupant, qui couvre le bien lui-même). Écrire que vous n'êtes pas l'assureur du logement évite le malentendu le plus coûteux : celui où le propriétaire attend de vous que vous payiez ce qu'un voyageur a cassé. En cas de doute sur l'articulation des garanties, faites le point avec votre assureur.

La gestion de la caution

Si vous gérez la caution ou le dépôt de garantie, le mandat doit dire qui la détient, dans quelles conditions vous pouvez la retenir, et sur quels justificatifs. Une retenue mal cadrée se retourne facilement contre l'intermédiaire que vous êtes. À lire : la caution en location saisonnière, ce que dit la loi.

Les délais et la procédure de signalement

Indiquez qui déclare un sinistre, sous quel délai, et comment vous en informez le propriétaire. C'est décisif : les plateformes imposent des délais courts, et un signalement tardif est une faute de gestion qui vous est imputable, à vous seul. Cadrer la procédure protège les deux parties et clarifie où s'arrête votre obligation.

Ce que cadrer le mandat change le jour d'un litige

Un mandat précis, c'est une preuve de périmètre : il montre ce que vous deviez faire, ce que vous avez fait, et ce qui ne relevait pas de vous. Couplé aux constats d'entrée signés, il documente votre diligence de bout en bout. C'est là qu'intervient un outil comme Mon Check-in : il matérialise concrètement la clause « état des lieux » de votre mandat, avec un constat daté, signé par le voyageur et établi en votre nom, pour le compte du propriétaire.

Sources

• Code civil, article 1991 (Légifrance) : les obligations du mandataire
• Code civil, article 1992 (Légifrance) : la responsabilité du mandataire pour les fautes de gestion
• DGCCRF (economie.gouv.fr) : location saisonnière, les règles à connaître

Pour aller plus loin, consultez le centre d'aide Mon Check-in.